Как настроить обмен данными с 1С

Как настроить обмен данными с 1С?

Настоящий документ является руководством по установке, настройке и использованию внешней обработки БИФИТ Касса для 1С (далее обработка).

Обработка предназначена для взаимодействия с Личным Кабинетом (далее ЛК) облачного сервиса БИФИТ Касса непосредственно из пользовательского интерфейса 1С:Предприятие. Использование обработки позволяет как упростить, так и полностью отказаться от файлового обмена.

С помощью обработки можно:

С помощью одного установленного экземпляра обработки можно работать с документами нескольких организаций, если они привязаны к одной учётной записи.

Обработка совместима со следующими конфигурациями:

Настоящий документ содержит описание работы обработки с конфигурацией «1С:Управление торговлей, ред. 11». Описание работы обработки с другими конфигурациями может незначительно отличаться.

Требования

Для использования обработки клиенту необходимо:

Перед установкой обработки «БИФИТ Касса для 1С» рекомендуется обновить конфигурацию информационной базы 1С до последней версии.

Установка и настройка обработки

Дистрибутив обработки в виде файла BifitCashbox.epf можно получить на сайте https://kassa.bifit.com в разделе «Скачать».

Установка

Установка выполняется путем добавления обработки в справочник дополнительных обработок. Для этого выполните следующие действия:

Установите флаг Дополнительные отчеты и обработки и откройте справочник Дополнительные отчеты и обработки (раздел НСИ и администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки).
В открывшемся окне нажмите кнопку «Добавить из файла…».
В появившемся окне выберите ранее скачанный дистрибутив внешней обработки BifitCashbox.epf. Откроется форма дополнительной обработки. На форме следует указать разделы командного интерфейса, из которых будет осуществляться доступ к обработке, а также выбрать пользователей, у которых обработка будет отображаться на в разделе Дополнительные обработки.

Начало работы

Запуск обработки можно выполнить одним из способов:

Во время первого запуска отобразится форма лицензионного договора. Для начала работы необходимо изучить и принять условия использования программного обеспечения. Это действие выполняется один раз.

Далее откроется окно обработки на закладке Обмен. Эта закладка открывается при каждом запуске обработки.

Подключение учетной записи ЛК

В поле Номер телефона введите телефон, связанный с учётной записью в формате «7…» без дополнительных символов и пробелов. В поле Пароль введите пароль от учетной записи. Нажмите кнопку Установить соединение для аутентификации в облачном сервисе БИФИТ.Касса.

В дальнейшем, при следующих запусках внешней обработки, вводить логин и пароль не потребуется. Аутентификация будет производиться автоматически при открытии основной формы.

По умолчанию изменять настройки не требуется. В случае, если у вас используется прокси-сервер, для его настройки перейдите по гиперссылке Настройки подключения к прокси-серверу.

Сопоставление со справочниками 1С

На вкладке Сопоставление указывается соответствие между объектами информационной базы 1С и объектами ЛК. Необходимо указать корректное сопоставление между организациями, торговыми объектами(складами) и кассами.

Изменить сопоставляемую организацию, склад или кассу можно, нажав на функциональную кнопку в выделенной области.

Внешняя обработка добавлена и готова к работе!

Выгрузка номенклатуры в БИФИТ Касса

Для работы со справочником номенклатуры перейдите на вкладку Выгрузка в облако в раздел Товары и цены. Предварительно заполните основные настройки в полях формы (организация, вид цены закупки, вид цены продажи, способ выгрузки остатков).

Чтобы заполнить таблицу товаров, нажмите кнопку Заполнить. Таблица заполняется по данным информационной базы 1С. В левой части отображается список номенклатурных позиций и их основные характеристики, а в правой – группы номенклатуры.

Позиции номенклатуры, которые уже выгружены в ЛК, помечаются значком . Позиции, которые не могут быть выгружены в ЛК (например, некорректная ставка НДС или единица измерения), помечаются значком .

Отметьте те позиции номенклатуры, которые вы хотите перенести в ЛК, и нажмите кнопку Выгрузить.

По завершению выгрузки появляется Отчет по результатам обмена. Нажмите Закрыть.

Список номенклатуры теперь доступен в личном кабинете БИФИТ.Касса.

Выгрузка заказов клиентов в БИФИТ Касса

Для выгрузки заказов клиентов перейдите на вкладку Выгрузка в облако в раздел Заказы клиентов. Предварительно заполните основные настройки в полях формы (организация, период).

Для заполнения списка нажмите кнопку Заполнить. Сформируется список документов Заказ клиента из информационной базы 1С.

В появившемся списке выберите те заказы клиентов, которые хотите выгрузить в ЛК, и нажмите кнопку Выгрузить. По итогу выгрузки появляется окно Отчет по результатам обмена. Нажимаем Закрыть.

Заказы клиентов теперь доступны Вам в личном кабинете БИФИТ.Касса в разделе Документы — Онлайн заказы.

Загрузка заказов клиентов из БИФИТ Касса

Для загрузки заказов клиентов перейдите на вкладку Загрузка из облака в раздел Заказы клиентов. Предварительно заполните основные настройки в полях формы (организация, склад, период).

Для заполнения списка нажмите кнопку Получить. Сформируется список документов Заказ клиента из ЛК сервиса БИФИТ.Касса.

В появившемся списке выберите те заказы клиентов, которые хотите загрузить в информационную базу, и нажмите кнопку Загрузить. По итогу загрузки появляется окно Отчет по результатам обмена. Нажимаем Закрыть.

Загрузка отчета о продажах из БИФИТ Касса

Для загрузки отчета о продажах перейдите на вкладку Загрузка из облака в раздел Отчеты о продажах. Предварительно заполните основные настройки в полях формы (организация, склад, период, вид цены).

Для заполнения списка продаж нажмите кнопку Получить. Сформируется продаж товарных позиций с разбивкой по кассам и дням.

В списке выберите те дни, за которые требуется загрузить отчет о продажах в информационную базу 1С. Далее нажмите кнопку Загрузить.

По итогу загрузки появляется Отчет по результатам обмена. Нажимаем Закрыть.

Так же в информационной базе 1С сформируются документы Отчет о розничных продажах.

Нажмите Провести и закрыть. Остатки на складе 1С будут скорректированы. Данные о продажах будут занесены в кассу организации.

Синхронизация базы 1с с облаком

Обмен между любыми конфигурациями и файлами!

«1С: Предприятие» — универсальная система для автоматизации деятельности предприятия, которая может применяться при решении широкого круга задач учета и управления. На данный момент на платформе «1С: Предприятие» создано множество как типовых, так и специализированных решений, они способны работать в сочетании с другими решениями на этой же платформе или с ПО сторонних производителей.

Для того чтобы работа была результативной, большое значение имеет возможность организации обмена между разными информационными системами.

Возможности платформы 1С:Предприятие и специализированной конфигурации «Конвертация данных» позволяют реализовать обмен данными между вашей информационной базой и любым другим источником. Будь то другая информационная база 1С, база данных Access или даже файл Excel.

Обмен может быть настроен между:

• Двумя базами данных 1С 8
• Двумя базами данных 1С 7.7
• Базой данных 1С 8 и 1С 7.7
• Базой данных 1С и файлом Excel
• Базой данных 1С и любой другой базой данных (Access, SQL)

Если обмен осуществляется между двумя базами данных 1С, как правило, используются так называемые «правила обмена данными«. Они представляют собой специализированный файл. Правила описывают по каким правилам одни значения из базы-источника (элементы справочников, документы и прочие объекты) будут перенесены в базу данных-приемник.

Для множества программ фирма 1С уже разработала типовые правила обмена. Например для синхронизации программ 1С:Бухгалтерии и 1С:Управление торговлей. Однако, зачастую возникает потребность изменить типовые правила обмена, чтобы синхронизация двух информационных баз учитывала специфику именно Вашей фирмы.

Наша организация занимается разработкой программ конвертации данных и разработкой правил обмена. Как с нуля, так и на основе типовых решений фирмы 1С.

Чтобы было более понятно, зачем нужно создавать или модифицировать правила обмена, приведем несколько примеров из нашей практики:

Пример:

Допустим, существует группа компаний, состоящая из двух юридических лиц: ООО «Контора» и ООО «Ромашка». Управленческая база данных реализована в программе «1С:Управление торговлей 8 ред. 10.3», а бухгалтерия ведется в программе «1С:Бухгалтерия 8». Обмен между управленческой и бухгалтерской базой осуществляется с помощью стандартных правил обмена.

Проблема: В программе «1С:Управление торговлей 8 ред. 10.3» программисты сделали нетиповые доработки: добавили возможность в стандартный документ «Перемещение товаров» возможность перемещения товаров между юридическими лицами, а не только между складами одного юр. лица. Понятно, что в таком виде управленческий документ не может быть отражен в бухгалтерской базе.

Решение: Вот в этот момент и возникает необходимость доработки правил обмена данными таким образом, чтобы один документ перемещения попадал в бухгалтерскую базу как два документ: приходная накладная ООО «Ромашка» от поставщика ООО «Контора»; и расходная накладная ООО «Контора» покупателю ООО «Ромашка». Наша организация выполнит для Вас подобную или любую другую доработку правил обмена в зависимости от бизнес-процессов Вашего предприятия.

* к слову сказать, в новой редакции программы Управление торговлей 11 реализован механизм «интеркампани», позволяющий делать перемещения между организациями. Но по-прежнему остается огромный спектр задач, решаемых доработкой правил обмена.

Ещё пример:

Проблема: В организацию приходят спецификации от основного поставщика в формате Excel. В этих спецификациях указано наименование поставляемого оборудования, артикул, стоимость и т.п. Пользователи открывают таблицу и вручную «перебивают» данные в 1С. Сначала в справочник, потом в накладную.

Решение: Для минимизации ручного ввода наша организация разработает специальную подпрограмму, которой нужно лишь указать файл и пометить, в каких колонках таблицы Excel какие параметры номенклатуры расположены. Программа автоматически загрузит информацию в справочник и создаст на основании нужные документы, что сэкономит много времени Ваших сотрудников.

И это только пара примеров из бесконечного количества задач, появляющихся в реальной жизни каждый день. Следует так же отметить, что платформа 1С позволяет не только организовывать обмен между любыми базами данных и файлами, но и может делать это различными способами: через прямое подключение к базе источнику/приемнику там, где это возможно; либо через промежуточный файл обмена различных форматов: XML, DBF, TXT.

Существует ли обмен данными 1С:Управление нашей фирмой 8 (1С:УНФ) с программой "1С:Бухгалтерия"? Каким образом он осуществляется?

В конфигурации 1С:Управление нашей фирмы реализован обмен данными с конфигурацией бухгалтерии предприятия. Возможно настроить обмен с 1С:Бухгалтерией предприятия редакции 2.0, 3.0, а также 3.0, находящейся в сервисе 1С-Фреш.

Обмен данными между конфигурациями настраивается с использованием специального помощника настройки обмена данными, находящимися в разделе «Настройки» «Синхронизация с программами 1С:Предприятие».

После установки флага «Синхронизация данных» по команде «Настройка синхронизации данных» переходим к специальному помощнику настройки синхронизации. Для начала необходимо определить префикс текущей информационной базы, если он не был задан ранее, и выбрать тип информационной базы с который настраивается обмен.

На следующем шаге указывается способ настройки синхронизации данных: вручную или загрузкой файла настройки, созданного в другой программе.

На 3 этапе необходимо определить вариант подключения к другой программе. Возможно прямое подключение к программе через интернет. Либо передача файлов обмена через локальный каталог, FTP-ресурс или по электронной почте.

На следующем шаге возможно изменить правила выгрузки данных.

Между конфигурациями 1С:Управление небольшой фирмой и 1С:Бухгалтерия реализован обмен всей основной нормативно справочной информацией, а именно справочники «Организации», «Структурные единицы», «Контрагенты», «Номенклатура» и прочее.

Документы, созданные в конфигурации 1С:УНФ переносятся в конфигурацию 1С:Бухгалтерия. Из 1С:Бухгалтерии переносятся только документы по учету денежных средств.

Из конфигурации 1С:Управление небольшой фирмой не переносятся в 1С:Бухгалтерию предприятия документы, относящиеся к управленческому учету, а именно по учету имущества, зарплаты и документы из раздела «Предприятие». Не переносятся документы ввода начальных остатков, документы «Приходная накладная» с видом операции «Возврат от переработчика», документ «Поступление на счет» с видом операции «От подотчетника», документы «Счет-фактура» и «Счет-фактура полученный», в которых не заполнен реквизиты «Документ-основание». Не переносится справочная информация о номенклатуре с типами «Операция», «Вид работ» и «Расход».

Синхронизация элементов справочников и документов производится по ссылке при автоматическом обмене, но есть возможности настройки соответствия объектов двух баз при интерактивном обмене.

Документы конфигурации регистрируются к обмену, только если в них изменились реквизиты, участвующие в обмене. При проведении документов без изменения реквизитов, не происходит их регистрации к обмену.

В настройках обмена можно задать фильтры обмена:

• Дата начала выгрузки документов,
• Отбор по организации.

Синхронизация в 1С:Управление небольшой фирмой (УНФ) можно проводить в интерактивном режиме или определить расписание автоматической синхронизации.

Синхронизация архивов 1С с компьютером пользователя

Создание архивных копий Ваших баз данных производится ежедневно с 00-00 до 7-00 утра по Московскому времени. Срок их хранения составляет 10 календарных дней. Папки с архивными копиями находятся на нашем FTP-сервере.

Свободный доступ к ним возможен из личного кабинета Клиента (раздел Управление услугами — подраздел Архивные копии)

Продолжительность скачивания архивов зависит от множества показателей: величины архива, пропускной способности канала, от клиента (программы — менеджера загрузок) и др.

Если у пользователя возникает потребность часто выгружать архивы, для удобства этого процесса предлагаем воспользоваться бесплатной программой FTPbox . Она позволяет настроить любую локальную папку на Вашем компьютере на синхронизацию с FTP-папкой на сервере, содержащей архивы. При появлении файлов на FTP-сервере, эти файлы будут также соответственно появляться на локальном компьютере. Всё это может происходить в фоновом режиме.

Как это организовать ?

На сайте производителя http://ftpbox.org/ необходимо скачать последнюю версию программы, воспользовавшись кнопкой «Download»

Находим загруженный файл и запускаем его:

В приветственном окне нажимаем кнопку «Next»:

Нажимаем кнопку «Next»:

Нажимаем кнопку «Next»:

Заканчиваем установку по кнопке «Close».

На рабочем столе появится ярлык программы . Запускаем её, выбирая язык интерфейса и жмём кнопку «Next»:

В появившемся окне необходимо ввести настройки подключения.

Для каждого клиента они свои и высылаются на его почтовый ящик, указанный при регистрации на сайте arenda1c.ru после осуществления первого платежа. С этого момента и начинают формироваться архивные копии.

Адрес отправителя письма с данными: info@arenda1c.ru.

Тема письма: Аренда 1С доступ к архивным копиям.

Пример рассылаемого письма и принцип заполнения окна с настройками программы FTPbox приведён ниже. Обратите внимание, что данные в строках «Сервер» и «Хост» различаются. В программе нет необходимости указывать — ftp://

Жмём кнопку «Next»:

В появившемся окне, выберите папку на Вашем компьютере, с которой будет установлена синхронизация копий. После указания папки, жмём кнопку «Далее»:

Ничего не меняем, жмём «Далее»:

Выбрав пункт «Синхронизировать все файлы» жмём «Готово»:

Произведём дополнительные настройки программы на закладке «Общий»:

На закладке «Скорость» выберите удобный Вам вариант синхронизации. Ручной или автоматический с определённым интервалов времени:

Закройте окно и запустите синхронизацию:

При включении компьютера программа FTPbox будет запускаться автоматически. Процесс же синхронизации будет запускаться автоматически либо в ручном режиме (в зависимости от настроек, сделанных Вами выше).

Через некоторое время загруженные от разных дат архивы в формате *.zip можно увидеть в папке, выбранной вами для синхронизации.

Синхронизация 1С Бухгалтерия 8.3 и 1С Управление торговлей 11.4

Данный функционал предназначен для автоматического переноса данных между конфигурациями. Правила обмена уже входят в состав конфигурации и настройка данного обмена. Они бывают двух видов: односторонние и двухсторонние.

Перед началом настройки нужно учесть несколько факторов:

• В конфигурациях , в которых будет настраиваться синхронизация нужно ввести корректно данные об организациях (наименование, ИНН и КПП), так как по этим данным базы будут сопоставлять реквизиты;
• В конфигурации “Бухгалтерия предприятия” нужно проверить правильность заполнения регистров сведений, которые обеспечат заполнение бухгалтерских счетов по умолчанию, к примеру счета учета номенклатур;
• В конфигурациях должен быть установлен префикс. Данная возможность будет рассмотрена в инструкции.

Настройка синхронизации в 1С “Управление торговлей”

Зайдем в раздел “НСИ и администрирование” — “Синхронизация данных”

В форме проставим флаг “Синхронизация данных” и укажем префикс информационной базы

Префикс информационной базы указываются с целью избежания дублирования кодов элементов, к примеру справочников или нумерации документов, которые создаются в процессе обмена. Данный префикс автоматически будет присваиваться новым элементам, которые имеют автоматическую нумерацию.

Важно заметить, что изменение данного префикса крайне не рекомендуется или удалять, так как нумерация всех документов будет начинаться “с нуля”. Для продолжения работы и предотвращения дублирования, пользователь должен будет в ручном режиме менять нумерацию документов.

Перейдем по гиперссылке “Настройка синхронизации данных”

и нажмем на кнопку “Настроить синхронизацию данных”

в данном списке выберем “Бухгалтерия предприятия 3.0”

После появится форма в которой будут указаны этапы настройки.

Пункт “Настроить параметры подключения” — в данном пункте нужно указать каким способом будет осуществляться подключение к базе приемник, то есть подключение к бухгалтерии.

Существует 3 способа:

• “Подключение к другой программе на этом компьютере или локальной сети”
• “Подключение через Интернет”
• “Синхронизация данных через файл, без подключения к другой программе”

Выбрав первый пункт в форме настройки нужно будет указать данные для подключения к базе

Второй пункт предполагает собой настройку синхронизации, если доступ к базе предоставляется через интернет. В таком случае нужно указать ссылку на базу ввести пользователя и пароль от пользователя, под которым будем настраиваться обмен. Важно заметить, что пользователь должен быть введен в базу приемник, иначе будет появляться ошибка, что данный пользователь не обнаружен.

И третий пункт, обеспечивает настройку обмена через каталог. При настройке в базе из которой будут отправляться данные нужно просто выбрать данный пункт.

В инструкции будем рассматривать последний способ “ Синхронизация данных через локальный или сетевой диск”

После того как выбрали один из вида подключения нажимаем “Далее”

В форме выбираем каталог через который будет происходит обмен

Также в данной форме можно выбрать другой способ обмена данными через FTP — сервис и через почту.

Нажав на кнопку “Далее” в форме появится окно, в котором нужно будет указать префикс базы приемника.

После завершения всех настроек в данном пункте появится окно

Нажимаем на кнопку “Готово”, после чего активным станет следующий пункт настройки “Настроить правила отправки и получения данных”

Важно заметить что перед настройкой данного пункта нужно сделать начальную настройку в бухгалтерии. Для этого переходим в программу “Бухгалтерия предприятия”.

В программе бухгалтерия предприятия настройки синхронизации осуществляются через пункт меню “Администрирование” — “Синхронизация данных”

Также как и при настройке синхронизации в программе “Управление торговлей” нужно проставить флаг “Синхронизация данных” и проставить префикс

Создаем новую синхронизацию и нажимаем на гиперссылку “1С: Управление торговлей, редакция 11”

Нажав на гиперссылку “Настроить параметры подключения” появится форма самой настройки, в которой нужно проставить флаг “Синхронизация данных через файл, без подключения к другой программе”. Активируется строка “Загрузить параметры подключения из файл”.

В данном окне нужно выбрать каталог, в который было сохранена настройки из базы отправителя

Продолжаем настройку на следующем этапе уже автоматически заполняется строка “Каталог”. Продолжаем настройку

После сохранения настроек, программа сообщит об успешном завершении.

Гиперссылка “Настроить правила отправки и получения данных”, в данной настройке можно определить правила отправки и правила получения данных.

На вкладке “Правила отправки данных” можно настроить отправку нормативно — справочную информацию и отправку документов. Также можно настроить обмен по определенной организации, если учет в базе ведется по нескольким организациям. Пункте настройке также можно поставить или убрать флаг “выгружать аналитику по складам”.

Чтобы данные из программы “Бухгалтерия предприятия” не отправляла информацию в программу “Управления торговлей” поставим флажки напротив “На отправлять”

На вкладке “Правила получения данных” можно указать “Номенклатурную группу”, “статья прочих доходов и расходов при оприходовании товаров” и “Склад по умолчанию”

Данные поля заполняются в соответствии с учетом в базе. Настроив все поля, нажимаем на кнопку “Записать и закрыть”.

Гиперссылка “Выполнить начальную выгрузку” — нажав на нее появится окно в котором нужно нажать на кнопку “Далее”

Подождать пока программа выгрузит данные для сопоставления с управлением торговлей. после окончания появится окно с сообщение про успешную выгрузку и нажать на кнопку “Готово”

Настройки в программе “Бухгалтерия предприятия” окончены.

Переходим в программу “Управление торговлей” и повторно нажимаем на гиперссылку “Настроить правила отправки и получения данных”. В форме настройки нужно указать параметры, по которым будем осуществятся выгрузка.

Установив флаг “Отправлять всю” — программа автоматически будет отправлять всю справочную информацию. Также активируется флаг “Выгружать цены номенклатуры”. Данная функция потребуется, если в программе используется установка цен номенклатуры.

Флаг “Отправлять только используемую в документах” — данная функция будет отправлять только ту информацию, которая указана в документах (номенклатуру, контрагентов, договора и т.д.)

Чтобы настроить отправку документов можно также выбрать несколько вариантов. Флаг “Отправлять все, начиная с даты”

позволяет отправлять документы с той даты, которую укажет пользователь.

Флаг “Ручная синхранизация данных” при выборе данной настройке при каждом запуске обмена будет появляться форма в которой нужно будет указать какие виды документов нужно отправлять.

В следующей настройке нужно выбрать по каким раздела учета отправлять данные. Их в программе 2 вида: “ по всем разделам” и “С отбором по разделам”

Автоматически проставляется флаг “Выгружать аналитику по складам”. Последняя настройка “Правила формирования договоров”

По умолчанию стоит значение “Договоры контрагентов формируются без привязки к соглашениям или заказам”. Если учет по договорам не ведется или документ оформлен без указания договора, то будет создан новый договор в соответствии с параметрами, указанными в документе (организация, валюта, вид операции и т. д.).

В программе реализован просмотр отправляемых данных. Для этого нужно использовать кнопку “Состав отправляемых данных”

Нажав на данную кнопку откроется форма, в которой будет указан список отправляемых данных.

Также в данной форме можно отменить регистрацию данных и зарегистрировать те объекты, которые нужно отправить в базу приемник.

По кнопке «Отменить регистрацию – Всех объектов выбранных типов» можно отменить передачу выбранных данных. Для необходимости по кнопке «Зарегистрировать» можно снова зарегистрировать данные в принудительном порядке.

После регистрации объектов возвращаемся на вкладку “синхронизация данных” и нажимаем на кнопку “Синхронизировать”

В программе реализована возможность редактирования настройки. Чтобы отредактировать нужно нажать на кнопку “Настроить”

Откроется форма настройки в ней можно изменить дату, с которой нужно отправлять данные в базу приемник.

Отправив данные, переходим в базу “Бухгалтерия предприятия” в окне “Настройка синхронизации данных” нажимаем на кнопку “Синхронизировать” , после чего будет проходит анализ данных. как пройдет данная процедура появится окно сопоставления.

Для сопоставления данных нужно воспользоваться кнопкой “Сопоставить”, если же данные не надо сопоставлять можно использовать кнопку “Получить данные”

Кнопка сопоставить позволить совместить объекты, у которых одинаковые реквизиты.

Для этой возможности можно использовать кнопку “Сопоставить автоматически”

В данном окне можно выбрать реквизиты, по которым будет происходить процесс сопоставления. Выбрав значения нажать на кнопку “Выполнить”. Дальше нажимаем на кнопку “Записать и закрыть” . После выполнения всех сопоставлений нажимаем на кнопку “Далее”. Будет происходить загрузка данных в базу “Бухгалтерия предприятия”.

При успешном завершении синхронизации появится окно “Синхронизация завершена”

Нажав на кнопку “Готово” обмен данными между конфигурациями “Управление торговлей” и “Бухгалтерией предприятия” окончена.